Beleidsplan Sociaal & Veilig Sporten

21 juni 2023

Sinds de uitvoerige aandacht van de media voor verscheidene incidenten die in de sport hebben plaatsgevonden in de afgelopen jaren, is er vanuit sportbonden, sportorganisaties en gemeenten veel aandacht voor het creëren van een veilige sportomgeving. Een van de belangrijkste middelen om dergelijke misstanden te voorkomen, is het bespreekbaar maken van grensoverschrijdend gedrag en hieromtrent beleid op te stellen binnen de vereniging. Dit zal incidenten niet volledig kunnen uitsluiten maar is wel een essentiële eerste stap om de risico’s zoveel mogelijk in te perken.

De IJsster werkt al jaren aan het uitwerken van verenigingsbeleid op dit terrein. Zo werd vanaf 2020 de club versterkt met vertrouwenscontactpersonen, wordt sinds 2021 van trainers, commissie- en bestuursleden een VOG gevraagd en zijn er (op de website gepubliceerde) gedragscodes voor begeleiders/trainers, bestuursleden en ook voor de sportende leden zelf. Deze en andere punten zijn vastgelegd in dit beleidsplan. Daarnaast hebben we, conform de AVG, een privacyverklaring.

IntroductieBij het schrijven van dit beleidsplan is het informatiepakket Beleid seksuele intimidatie voor sportverenigingen van NOC*NSF/KNSB als uitgangspunt gebruikt. Hier is voor gekozen omdat dit pakket uitvoerig alle stappen toelicht die nodig zijn om een helder en compleet beleidsplan op te stellen ten aanzien van een veilige sportomgeving. Ook biedt het pakket voorbeelddocumenten die gemakkelijk toepasbaar zijn op de situatie binnen De IJsster, onder andere de risicoanalyse en de gedragscodes.

In dit beleidsstuk word een stappenplan beschreven dat handvatten biedt om een sociale & veilige sportomgeving binnen De IJsster te garanderen. Het telt zeven punten:

  1. Zet het onderwerp veilig sportklimaat binnen De IJsster geregeld op de overlegagenda van bestuur, trainers, vrijwilligers en ALV;
  2. Voer een risicoanalyse uit;
  3. Breng in alle geledingen de gedragscode onder de aandacht;
  4. Besteed aandacht aan de gedragscode voor begeleiders in de sport;
  5. Stel een vertrouwenscontactpersoon (VCP) aan;
  6. Bepaal hoe om te gaan met aanstelling van begeleiders/trainers (aannamebeleid);
  7. Informeer alle betrokkenen over het beleid.

Stap 1: AgenderenDe eerste stap legt de nadruk op bewustwording. Zaken als pesten en seksuele intimidatie kunnen binnen elke vereniging plaatsvinden. Bij het bestuur van De IJsster staat preventie hiervan hoog in het vaandel, vandaar dat het onderwerp op de agenda gezet is en er een werkgroep Sociale & Veilige IJsster in het leven geroepen is.

De kern van het beleid is: Binnen De IJsster heerst een sociaal en veilig sportklimaat, waarbinnen leden prettig kunnen sporten en de persoonlijke grenzen van leden gerespecteerd worden. Wanneer anderen deze grenzen onverhoopt overschrijden en hier melding van wordt gemaakt, wordt deze kwestie volstrekt vertrouwelijk behandeld.

Tot de onderwerpen die onder dit beleidsplan vallen behoren:

  • Pesten en agressie;
  • Seksuele intimidatie;
  • Denigrerend gedrag en discriminatie;
  • Onsportiviteit.

Deze kunnen alle vier onder de noemer grensoverschrijdend gedrag geschaard worden en staan haaks op een prettige sportbeleving in een veilige omgeving.

Het beleidsplan is gericht op leden, ouders van leden, trainers/coaches/begeleiders, bestuursleden en overige vrijwilligers die bij de vereniging betrokken zijn.

Stap 2: RisicoanalyseBij het maken van de risicoanalyse wordt gekeken wie wanneer en waar in de gelegenheid is om grensoverschrijdend gedrag te vertonen en wat De IJsster kan doen om deze gelegenheid zoveel mogelijk te beperken. De evaluatie bestaat uit een aantal stellingen. Wanneer meer dan drie daarvan bevestigd worden, betekent dit dat een risico bestaat op grensoverschrijdend gedrag binnen de vereniging.

De risicoanalyse wordt ingevuld door de werkgroepleden en door een representatieve steekproef uit leden, ouders, functionarissen en bestuur. De selectie is verticaal - verschillende functies en leeftijden zijn vertegenwoordigd om een afgewogen beeld te krijgen.
De risicoanalyse bestaat uit een lijst met stellingen waarop met 'ja' of 'nee' geantwoord kan worden en met ruimte voor het eventueel vermelden van opmerkingen en verbeterpunten. De vragen bestrijken twee terreinen: de sfeer en de cultuur binnen de vereniging.

Deze risicoanalyse brengt de actuele situatie binnen De IJsster met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag in kaart. De uitkomsten zullen onder de aandacht van het bestuur gebracht worden, die vervolgens initatief kan nemen om de knelpunten aan te pakken.

Stap 3: Algemene gedragscodeGedrag is wederkerig en we richten ons niet alleen tot de trainers en de vrijwilligers. De IJsster formuleert gedragsregels waaraan alle leden zich dienen te houden en die ieder lid een veilig sportklimaat bieden. Daartoe zijn er niet alleen gedragscodes voor trainers/begeleiders en het bestuur maar ook voor de leden zelf.

Essentieel is dat leden elkaar aanspreken bij overschrijding van de gedragsregels. Hetzelfde doen trainers en bestuursleden en zij doen dit proactief. Indien nodig vraagt een lid om hulp of doet een melding bij de trainer of bij een van de vertrouwenscontactpersonen.

De gedragscodes worden gecommuniceerd naar alle leden en andere betrokkenen via de website en de nieuwsbrief. Ook wordt het inschrijfformulier aangevuld met een verwijzing naar de gedragscode en akkoordverklaring van het nieuwe lid (en eventueel de ouders daarvan).

Stap 4: Gedragscode begeleider/trainerDe gedragscode met betrekking tot het contact tussen begeleider/trainer en de sporter geeft aan waar op dit gebied de grenzen liggen. Deze code (te vinden op www.ijsster.nl/index.php?page=gedragscode_trainers) maakt deel uit van het tuchtreglement van de KNSB en kan worden gezien als algemeen uitgangspunt voor gedrag. De betreffende regels zijn daarom afdwingbaar. Overtreding kan een tuchtrechtelijke procedure tot gevolg hebben waar eventueel sancties uit voortvloeien.

Stap 5: VertrouwenscontactpersonenDoelstelling is dat De IJsster twee vertrouwenscontactpersonen (VCP's) heeft, een man en vrouw, die beide de VCP-cursus hebben gevolgd die het NOC*NSF aanbiedt. De contactgegevens van de vertrouwenscontactpersonen worden gepubliceerd op de website (www.ijsster.nl/index.php?page=vertrouwenspersoon). Ook worden ze in voorkomende gevallen met de leden gecommuniceerd via nieuwsbrief of email. Daarmee biedt de vereniging een duidelijk aanspreekpunt voor klachten en vragen rondom het ervaren van grensoverschrijdend gedrag.

De IJsster heeft op dit moment twee vertrouwenscontactpersonen (VCP's) die door het NOC*NSF zijn opgeleid: Albert Kingma en Anneke Hofstra. Zij helpen mee het veilige en vertrouwde sportklimaat binnen de club te bewaken. Iedereen die een vraag heeft over of te maken heeft met ongewenst of grensoverschrijdend gedrag kan bij hen terecht. Zij bieden een luisterend oor en helpen de juiste weg te vinden naar (professionele) hulp. De vertrouwenscontactpersonen zijn er voor iedereen: leden, coaches, trainers, vrijwilligers, ouders en bestuurders.

De activiteiten van de VCP's zijn:

  • Beschikbaar zijn voor eenieder die opmerkingen of vragen heeft over ongewenst gedrag;
  • Eerste aanspreek- respectievelijk opvangpunt wanneer leden grensoverschrijdend gedrag ervaren en hier met iemand over willen praten;
  • Indien nodig doorverwijzen van het lid naar professionele begeleiding en (geanonimiseerd) bespreken van de situatie met het bestuur;
  • In samenwerking met het bestuur preventieve activiteiten initiëren, zoals: leden vragen naar hun mening over trainer en trainingen, zichtbaar zijn, aanhaken bij overlegsituaties en zullen jaarlijks evalueren met zowel trainers als vrijwilligers.

Een voorbeeld van de vragenlijst voor leden is te vinden in de bijlage hieronder.

Procedure bij ongewenst gedrag en er is een klacht

  1. Wanneer een klacht bij de VCP of bij een bestuurslid gemeld wordt, nemen VCP en het bestuur binnen 48 uur contact met elkaar op.
  2. De ernst van de klacht wordt besproken en indien nodig wordt de hulp van de VCP van de KNSB ingeroepen. Dat gebeurt uiterlijk op de eerstvolgende werkdag.
  3. De VCP communiceert binnen 48 uur met degene die de klacht heeft ingediend en met eventuele andere betrokkenen welke stappen worden genomen.
  4. Bij vermoeden van strafbare feiten wordt zo snel mogelijk een informatief gesprek met de politie aangegaan.
  5. VCP en bestuur stellen een onderzoek in naar de klacht en komen binnen 10 dagen tot een besluit welke maatregelen eventueel genomen dienen te worden. Hierbij wordt indien nodig de hulp van de VCP van de KNSB ingeroepen.
  6. Er wordt nagegaan of er direct bestuurlijke maatregelen genomen moeten worden om de veiligheid binnen De IJsster te herstellen.
  7. De VCP communiceert de uitkomsten van de onderzoek binnen 48 uur na het nemen van een besluit naar de persoon die de klacht heeft ingediend.
  8. Het bestuur communiceert eventuele maatregelen binnen 48 uur na het nemen van een besluit naar de beschuldigde en zorgt ervoor dat deze maatregelen worden nageleefd.
  9. Het bestuur en de VCP overleggen wat er nodig is om de veilige sportomgeving te herstellen en waar het eventueel nog aan schort binnen het huidige preventieve beleid.

Het bestuur en de VCP evalueren het proces en de communicatie hieromtrent met alle betrokkenen.

Procedure bij ongewenst gedrag waarbij geen klacht is ingediend

  1. De melder en beschuldigde gaan zo snel mogelijk met elkaar in gesprek om aan te geven wat er als ongewenst ervaren is en hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Hier kan eventueel een derde persoon bij aanwezig zijn.
  2. Als de melder niet zelf in gesprek wil gaan met de beschuldigde, kan het bestuur dit ook doen. Hier is wel de uitdrukkelijke toestemming van de melder voor nodig. Ook hierbij is het verstandig als er een derde persoon bij aanwezig is.
  3. Mocht er uit dit gesprek geen verbetering voor de toekomst blijken dan kan de VCP van de KNSB of het Meldpunt vertrouwenscontactpersonen advies uit brengen over de te nemen maatregelen.

De KNSB heeft een vertrouwenspersoon die ondersteuning kan bieden aan de VCP'ers van De IJsster. Mocht een lid geen contact willen opnemen met de VCP'er van de vereniging dan kan diegene ook rechtstreeks contact opnemen met de vertrouwenspersoon van de KNSB.

Stap 6: Aannamebeleid vrijwilligers

Het is van belang te weten wie de vrijwilligers van De IJsster zijn, met name degenen die met kinderen werken. Veel vrijwilligers van De IJsster sporten zelf actief bij de vereniging en zijn daarom bekend bij het bestuur. Het is echter belangrijk om oplettend te zijn wanneer een onbekende zich aanmeldt als vrijwilliger.

Kennismakingsgesprek
Met nieuwe vrijwilligers en trainers wordt, wanneer zij als onbekende een functie binnen De IJsster willen vervullen, een kennismakingsgesprek gevoerd door het verantwoordelijke bestuurslid. Daarin wordt gevraagd naar de motivatie van de potentiële vrijwilliger om een functie uit te oefenen bij De IJsster. De nieuwe vrijwilliger wordt gevraagd een referentie op te geven. Indien nodig kan de referentie gebeld worden.

Verklaring omtrent het gedrag
Alle begeleiders/trainers, commissieleden en functionarissen van De IJsster wordt gevraagd een VOG te overhandigen. De vereniging faciliteert dat zij zo'n Verklaring Omtrent het Gedrag kosteloos kunnen aanvragen. Daarnaast verlangen we dat alle trainers de gedragscode lezen en onderschrijven.

Aandachtspunt is dat het bestuur en trainers in een evaluatiegesprek dit onderwerp en het handelen met betrekking tot de gedragsregels actueel houden. Het thema sociaal & veilig sporten en ieders persoonlijk handelen in deze wordt tenminste eens in de drie jaar besproken.
De beleidsregels van de KNSB zijn leidend. Wijzigingen hierin betekenen dat het beleid van De IJsster in lijn met deze aanpassingen wordt geactualiseerd.

Ondertekening van gedragsregels
De gedragscodes worden op de website van De IJsster geplaatst en door iedere begeleider/trainer onderschreven.

Vrijwilligers die betrokken zijn vanuit de verschillende afdelingen/geledingen - zoals bestuur, juryleden, jeugdcommissie, skeelercommissie - worden net als de leden op de hoogte gesteld van de gedragscodes.

Stap 7: Leden informerenDit beleidsplan zal worden gecommuniceerd naar de leden, na accordering door de Algemene Ledenvergadering in de zomer van 2023. Deze communicatie vindt plaats via de volgende kanalen:

  • Het beleidsplan, de gedragscodes en de contactgegevens van de VCP's worden op de website van De IJsster geplaatst.
  • Per mail worden de leden geïnformeerd over de geldende gedrags- en omgangsregels, waarbij verwezen wordt naar de betreffende pagina's op de website.
  • Per mail/nieuwsbrief worden de leden geïnformeerd over de ondertekening van gedragsregels door trainers.
  • Per mail/nieuwsbrief worden de leden geïnformeerd over de contactgegevens van de VCP.
  • Op de website en via de nieuwsbrief worden leden er op gewezen dat zij terecht kunnen bij een VCP of het bestuur wanneer zij grensoverschrijdend gedrag ervaren.
  • De VCP introduceert zichzelf via de website of via andere communicatiekanalen.
  • Relevante brochures van de KNSB en NOC*NSF worden verspreid onder de begeleiders/trainers.

 

Downloads: